Dürfen persönliche Daten im Jahresbericht publiziert werden?

Voraussetzungen einer Publikation von personenbezogenen Daten
Gemäss Datenschutzschutzgesetz¹ darf eine Datenbearbeitung erfolgen, wenn

• die betroffene Person einwilligt
• die Datenbearbeitung durch ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder
• wenn sie durch ein Gesetz gerechtfertigt ist.

Ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse an der Publikation von per­sonenbezogenen Daten von Ge­nos­sen­schaftsmitgliedern ist nicht erkennbar. Demnach sollte von den Betroffenen die Einwilligung zur Publikation von personenbezogenen Daten eingeholt werden.

Publikation eines Mieterverzeichnisses im Jahresbericht
Beim Mieterverzeichnis, in dem Namen und Adressen der Mieter:innen festgehalten und im Internet publiziert werden, handelt es sich um personenbe­zogene Daten. Diese Publikation geht über die von der Mieterin eingewilligte Daten­bearbeitung hinaus. Personenbezogene Informationen im Internet sind nur begrenzt zulässig, nicht zuletzt deshalb, weil hier der tatsächliche Adressatenkreis mit der Publikation im Internet unbegrenzt ist. Das Mieterverzeichnis sollte deshalb auf keinen Fall im Jahresbericht publiziert werden.
Dasselbe gilt auch für die rein intern verwendete gedruckte Publikation des Jahresberichts. Ein Mitglied kann den Jahresbericht immerhin problemlos an Dritte weiterreichen. Eine Bekanntgabe ist nur zulässig, wenn es für die Erreichung des Gesellschaftszwecks unbedingt erforderlich ist. Da dies nicht der Fall ist, ist auch hier von einer rein genossenschaftsinternen Publikation des Mieterverzeichnisses ohne Zustimmung der Betroffenen abzusehen.

Mitteilung von Aufnahmen, Geburtstagen oder Jubiläen
Bei typischen Mitteilungen wie Aufnahmen, Geburtstagen oder Jubiläen ist auf jeden Fall vorab abzuklären, ob das Mitglied mit einer entsprechenden Veröffentlichung einverstanden ist. Das gilt natürlich erst recht, wenn zugleich eine Fotografie der betroffenen Person oder wenn weitere Informationen aus ihrem persönlichen Lebensbereich mitveröffentlicht werden sollen, durch die womöglich sogar personenbezogene Daten weiterer Personen bekannt werden. Dies wäre zum Beispiel bei einer Heirat oder bei der Geburt eines Kindes der Fall.
Selbst wenn die Bekanntgabe von Ereignissen wie runden Geburtstagen in
der Publikation üblich ist und dieser bisher niemand widersprochen hat, heisst das nicht, dass ein Mitglied einer Bekanntgabe seiner Daten auch automatisch zustimmt. Da die Daten meist zu einem bestimmten Zweck erhoben wurden und sie nun zu einem anderen Zweck veröffentlicht werden sollen, muss auf jeden Fall die Zustimmung eingeholt werden. Bei Zweckänderungen von erhobenen Daten sollte immer erneut die Zustimmung der Betroffenen eingeholt werden.

Mitteilung von Todesfällen und Geburten
Wie ist vorzugehen, wenn eine Wohnbaugenossenschaft im Geschäftsbericht alle verstorbenen Mieter:innen mit Adresse und Todesdatum sowie die neugeborenen Kinder mit Namen, Adresse und Geburtsdatum aufführen möchte?
In der Schweiz endet die Persönlichkeit – im Gegensatz zu Deutschland, wo ein sogenannter postmortaler Persönlich­keitsschutz besteht – mit dem Tod². Damit können Persönlichkeitsrechte der Ver­storbenen nach deren Tod nicht mehr in deren Namen geltend gemacht werden. Anders ausgedrückt: Ein Toter kann keine Rechte mehr geltend machen. Die Daten sind demnach bei Verstorbenen im datenschutzrechtlichen Sinn nicht mehr geschützt.
Bei Kindern müssen die Eltern der Veröffentlichung dieser Daten zustimmen, da die Kinder unmündig beziehungs­weise nicht urteilsfähig sind.³ Die Zu­stimmung sollte aus Beweisgründen per E-Mail oder schriftlich eingeholt werden.

Benutzung von Gratis-Messengerdiensten wie WhatsApp
Die Nutzung von Gratis-Messengerdiensten wie WhatsApp ist unproblematisch, soweit keine Personendaten wie Mieterspiegel oder sonstige personenbezogene Daten geteilt werden. Wenn jedoch über den Messengerdienst Personendaten geteilt werden, ist eine Benützung nicht empfehlenswert.⁴ WhatsApp verfügt zwar seit neustem über eine
EU-Niederlassung in Irland.⁵ Die Daten werden aber trotzdem mit dem Mutter­konzern Meta in den USA geteilt. Hinzu kommt, dass die USA immer noch nicht in Anhang 1 der Datenschutzverordnung aufgenommen wurden, wo Staaten mit einem angemessenen Datenschutz aufgeführt sind.⁶ Aus diesen Gründen sollten über WhatsApp keine personenbezogenen Daten geteilt werden.