Verträge mit Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben

Baugenossenschaften sind bei der Vergabe von Aufträgen an Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe in der Regel frei. Spezifische Vorgaben gelten nur bei einer Unterstellung unter das öffentliche Beschaffungswesen.¹ Die Vorstandsmitglieder sind zu einer sorgfältigen Geschäftsführung im Interesse der Genossenschaft verpflichtet,² weshalb überteuerte Aufträge zu vermeiden sind. Ferner ist sicherzustellen, dass bei Vorstandsmitgliedern keine Interessenkonflikte bestehen.³ Generell sind folgende Punkte zu beachten:

Kompetenz zur Auftragserteilung: Je nach Bereich und Kostenumfang kann abhängig vom Regelwerk der Genossenschaft der Vorstand, der Bauausschuss, die Geschäftsleiterin oder die Generalversammlung für die Beschlussfassung zuständig sein.
Offertvergleich: Bei grösseren Vorhaben empfiehlt es sich, mehrere Offerten einzuholen und diese gestützt auf festgelegte Kriterien zu bewerten. Zudem ist eine periodische Überprüfung der Preise für wiederkehrende oder regelmässige Arbeiten sinnvoll. Ein Offertvergleich bedingt die Vergleichbarkeit der Angebote; erreicht wird diese durch einheitliche Spezifikationen oder die Vor­gabe der zu offerierenden Einheiten.
Verpflichtungen: Das Unternehmen schuldet bei einem Werkvertrag ein bestimmtes Ergebnis, also ein Werk⁴, bei einem Auftrag eine Arbeitsleistung mit einem sorgfältigen Tätigwerden⁵. Beim Kauf erwirbt die Käuferin vom Verkäufer eine Sache oder ein Recht gegen Ent­richtung des Kaufpreises.⁶ Beim Werkvertrag ist beispielsweise an eine Reparatur durch einen Handwerksbetrieb zu denken, demgegenüber sind planerische Leistungen eines Architektur­büros vorwiegend auftragsrechtlicher Natur. Möglich sind auch gemischte Verträge. Zu klären ist der Umfang der Verpflichtungen beider Vertragsparteien – neben der zu erbringenden Leistung und der Vergütung kommen weitere Aufgaben in Betracht. Zu berücksichtigen sind dabei Schnittstellen sowie deren Koordination, so bei Bewilligungen, Vorab­klärungen usw.
Leistungsumschreibung: Es ist zen­tral, die zu erbringende Leistung klar zu definieren, sei es anhand 1) einer genauen Aufgabenumschreibung wie einem Pflichtenheft, 2) von konkreten Produkten, wobei gleichwertige Artikel einzuschliessen sind, oder 3) von Systemanforderungen, wobei zwischen zu erfüllenden Mindestkriterien und Zusatzwünschen zu unterscheiden ist. Denkbar sind auch Optionen, die bereits definiert und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt ausgelöst werden. In den Werkvertrag ist zudem eine Vollständigkeitsklausel aufzunehmen, mit der das Unternehmen bestätigt, dass das Angebot alle für das Werk notwendigen Bestandteile und Arbeiten umfasst.
Kosten: Es ist festzuhalten, auf welcher Basis die Preisberechnung erfolgt, allenfalls unter Vereinbarung von Rabatt und/oder Skonto. Um eine gewisse Kos­tensicherheit zu erreichen, kommen 1) Zahlungen nach Arbeitsfortschritt mit Rückbehalt eines Anteils bis zur Mängelbehebung, 2) Fixpreise oder 3) ein Kostendach, gegebenenfalls mit vorgängiger schriftlicher Vereinbarung von Zusatzarbeiten und Regiearbeiten zu klar definierten Ansätzen, in Frage.⁷
Termine: Wenn möglich sind klare, für beide Seiten realistische zeitliche Fixpunkte zu vereinbaren. Die Termineinhaltung kann mittels einer spezifischen Verzugsregelung oder einer Konventionalstrafe⁸ abgesichert werden.
Qualität: Es ist sinnvoll, Informationen und Referenzen über das Unternehmen und bisherige Arbeiten einzuholen, und gegebenenfalls einen Versiche­rungsnachweis und/oder anderweitige Sicherheiten⁹ zu verlangen. Bei der Eignung eines Unternehmens spielen insbesondere die finanzielle, wirtschaftliche, fachliche und organisatorische Leis­tungsfähigkeit hinein. Weiter ist der Umgang mit allfälligen Schlüsselpersonen zu klären, also ihr Einsatz sowie möglicher Ersatz, sowie der Beizug von Subunternehmen. Während der Ausführung sind die Arbeiten zu überprüfen. Bei der Fertigstellung eines Werks ist dieses von der Bestellerin abzunehmen, regelmässig ist ein Abnahmeprotokoll zu erstellen. Unabdingbar ist eine umgehende begründete Mängelrüge im Falle eines Mangels, die innert weniger Arbeitstage in Schriftform per Einschreiben sowie vorab per E-Mail an das Unternehmen zu richten ist.
Dokumentation: Zu empfehlen ist der schriftliche Abschluss von Verträgen, obwohl diese meist auch mündlich gültig zustande kommen.¹⁰ Bei mündlichen Verträgen besteht mehr Raum für Un­klarheiten und Missverständnisse, und im Streitfall fehlt es an Beweismitteln. Regelmässig nimmt der Vertrag Be­zug auf die Offerte. Zu klären ist, ob SIA-Regelungen (namentlich SIA 118) gelten oder nicht.¹¹ Unbedingt zu dokumentieren sind Mängel und Fehler. Zudem sind diese sicherheitshalber um­gehend schriftlich zu rügen.